Politique de confidentialité

1. Objet de la politique

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Impact Pilotage SA collecte, utilise, conserve, transmet et protège les données personnelles traitées dans le cadre de son site internet, de ses formulaires, de ses rendez-vous, de ses communications et de ses relations commerciales.

Cette politique s’applique notamment :

• au site impact-pilotage.ch ;
• aux formulaires présents sur le site ;
• au calendrier de prise de rendez-vous ;
• aux échanges par e-mail ou téléphone ;
• aux demandes de renseignements ;
• aux propositions et relations commerciales ;
• aux cookies et technologies similaires ;
• aux outils de mesure ou publicitaires réellement activés.

2. Responsable du traitement

Impact Pilotage SA
Rue Saint-Martin 38
1005 Lausanne
Suisse

Adresse de contact et d’exploitation :
Route de Genève 105 C
1026 Denges
Suisse

Téléphone : +41 79 568 45 61
E-mail : dr(at)impact-pilotage.ch

Impact Pilotage SA est responsable des traitements de données personnelles décrits dans la présente politique.

3. Cadre légal

Impact Pilotage SA traite les données conformément à la législation suisse applicable en matière de protection des données, notamment la Loi fédérale sur la protection des données.

Lorsque le Règlement général européen sur la protection des données est applicable à une situation particulière, les exigences correspondantes sont également prises en considération.

4. Données techniques et journaux de connexion

Certaines données techniques peuvent être traitées automatiquement lors de l’utilisation du site, notamment lorsque cela est nécessaire au fonctionnement, à la sécurité ou au diagnostic :

• adresse IP ;
• date et heure de la requête ;
• page demandée ;
• adresse de provenance ;
• type de navigateur ;
• système d’exploitation ;
• type d’appareil ;
• langue ;
• informations techniques relatives aux erreurs ;
• journaux de sécurité ;
• informations liées aux cookies techniques.

Finalités :

• afficher correctement le site ;
• assurer sa stabilité ;
• prévenir les abus ;
• diagnostiquer les erreurs ;
• protéger l’infrastructure ;
• établir des statistiques techniques strictement nécessaires.

5. Données transmises par le formulaire

Les données peuvent notamment comprendre, uniquement lorsque les champs existent :

• prénom ;
• nom ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• entreprise ;
• type de projet ;
• localisation du projet ;
• état d’avancement ;
• budget ou fourchette budgétaire ;
• contenu du message ;
• disponibilité ;
• fichiers volontairement transmis.

Les informations sont utilisées pour :

• comprendre la demande ;
• répondre à la personne ;
• évaluer si Impact Pilotage peut intervenir ;
• organiser un échange ;
• préparer une proposition ;
• assurer le suivi de la demande ;
• conserver une trace raisonnable des communications.

6. Fichiers joints

Les fichiers peuvent notamment comprendre :

• plans ;
• photographies ;
• devis ;
• tableaux ;
• procès-verbaux ;
• documents administratifs ;
• documents techniques ;
• pièces contractuelles.

Il est précisé que :

• les fichiers sont transmis volontairement ;
• ils sont utilisés pour examiner la demande ou réaliser la prestation ;
• leur accès est limité aux personnes et prestataires ayant besoin d’en prendre connaissance ;
• ils ne sont jamais publiés automatiquement ;
• l’utilisateur doit être autorisé à transmettre les informations concernant des tiers ;
• les données non nécessaires ne doivent pas être transmises.

7. Prise de rendez-vous

Le calendrier officiel est exploité au moyen de LeadConnector. Les données réellement demandées peuvent notamment comprendre :

• prénom ;
• nom ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• date et heure sélectionnées ;
• fuseau horaire ;
• type de rendez-vous ;
• réponses aux questions du calendrier ;
• commentaires ajoutés par l’utilisateur ;
• statut de la réservation ;
• historique des modifications ou annulations.

Finalités :

• enregistrer le rendez-vous ;
• envoyer une confirmation ;
• transmettre un rappel ;
• permettre une modification ou une annulation ;
• préparer l’échange ;
• assurer le suivi après le rendez-vous.

8. Communications

Lorsque l’utilisateur contacte Impact Pilotage SA, les informations suivantes peuvent être traitées :

• coordonnées ;
• contenu de l’échange ;
• historique des e-mails ;
• notes liées à un appel ;
• documents transmis ;
• confirmations de rendez-vous ;
• demandes de modification ou d’annulation ;
• choix de désinscription ou d’opposition.

Les communications nécessaires au traitement d’une demande ou à l’exécution d’un mandat ne constituent pas des communications publicitaires.

Les communications promotionnelles ne doivent être envoyées que lorsqu’elles sont légalement autorisées.

9. Données liées aux prospects, clients et partenaires

Dans le cadre d’une relation commerciale, Impact Pilotage SA peut traiter les données nécessaires à :

• l’analyse d’une demande ;
• la préparation d’une offre ;
• la conclusion d’un contrat ;
• l’exécution d’un mandat ;
• la coordination d’un projet ;
• la gestion des interlocuteurs ;
• le suivi administratif ;
• la facturation ;
• la comptabilité ;
• le suivi des paiements ;
• la gestion des réclamations ;
• la documentation des décisions ;
• le respect des obligations légales ;
• la défense de droits.

10. Finalités générales

Les finalités possibles de traitement sont :

• faire fonctionner le site ;
• sécuriser l’infrastructure ;
• répondre aux demandes ;
• organiser les rendez-vous ;
• transmettre des confirmations et rappels ;
• analyser les besoins d’un projet ;
• préparer une offre ;
• établir et gérer une relation contractuelle ;
• exécuter les prestations ;
• assurer le suivi administratif ;
• gérer les communications ;
• conserver les documents nécessaires ;
• améliorer le site ;
• mesurer son audience lorsque le consentement requis a été donné ;
• mesurer des campagnes lorsque les outils correspondants sont activés ;
• prévenir les fraudes et abus ;
• respecter les obligations légales ;
• établir, exercer ou défendre des droits.

11. Principes du traitement

Les données sont traitées :

• de manière licite ;
• de manière transparente ;
• pour des finalités déterminées ;
• de manière proportionnée ;
• en limitant la collecte au nécessaire ;
• pendant une durée adaptée ;
• avec des mesures de sécurité raisonnables.

Lorsque le RGPD est applicable, les traitements peuvent reposer selon le contexte sur :

• le consentement ;
• les mesures précontractuelles demandées par la personne ;
• l’exécution d’un contrat ;
• une obligation légale ;
• les intérêts légitimes liés au fonctionnement, à la sécurité, au suivi commercial ou à la défense de droits.

Le retrait d’un consentement produit ses effets pour l’avenir.

12. Nom de domaine et DNS

Le nom de domaine impact-pilotage.ch et sa zone DNS sont enregistrés et gérés auprès d’Infomaniak Network SA.

Prestataire :
Infomaniak Network SA
Rue Eugène-Marziano 25
1227 Les Acacias (GE)
Suisse

Lien : https://www.infomaniak.com

Infomaniak gère le domaine et les DNS. Infomaniak n’héberge pas le site Impact Pilotage, ni le formulaire, ni le calendrier. Les données saisies dans le formulaire ne sont pas automatiquement enregistrées chez Infomaniak du seul fait de la gestion du domaine.

13. Hébergement du site, formulaires et calendrier

Le site internet, ses formulaires, son calendrier de rendez-vous et certaines fonctions de gestion des demandes sont hébergés et exploités au moyen de l’infrastructure LeadConnector.

LeadConnector peut notamment traiter les données nécessaires pour :

• afficher et faire fonctionner le site ;
• enregistrer une demande ;
• gérer les contacts ;
• traiter les formulaires ;
• héberger les fichiers éventuellement transmis ;
• enregistrer les rendez-vous ;
• transmettre des confirmations ;
• transmettre des rappels ;
• conserver l’historique utile au suivi ;
• exécuter certaines actions techniques nécessaires au service.

Lien vers la politique du prestataire : https://www.leadconnectorhq.com/privacy-policy

14. Conception et maintenance technique

Climbee SA intervient pour la conception, le développement, la maintenance et le support technique du site.

Climbee SA peut accéder de manière limitée à certaines données lorsqu’un accès est nécessaire pour :

• corriger une erreur ;
• maintenir le site ;
• configurer une intégration ;
• assurer la sécurité ;
• diagnostiquer un dysfonctionnement ;
• apporter une assistance technique.

Ces accès sont limités au strict besoin de la mission.

Lien : https://climbee.ch

15. Cookies et technologies similaires

Le site peut utiliser différentes catégories de cookies.

15.1 Cookies strictement nécessaires

Ils peuvent notamment servir à :

• faire fonctionner le site ;
• sécuriser les formulaires ;
• permettre la prise de rendez-vous ;
• enregistrer les préférences de consentement ;
• prévenir les abus ;
• maintenir les fonctions demandées.

Ils peuvent être déposés sans consentement lorsqu’ils sont strictement nécessaires.

15.2 Contenus externes

Ces services permettent d’afficher certains contenus provenant de plateformes externes (notamment les formulaires et calendriers). Leur activation peut transmettre des informations au fournisseur concerné. Actuellement, seul le fournisseur suivant est utilisé :

• LeadConnector (hébergement des formulaires et calendrier). Politique de confidentialité

15.3 Gestion des préférences

L’utilisateur peut :

• accepter tous les cookies ;
• refuser les cookies non essentiels ;
• personnaliser ses choix ;
• modifier son choix ultérieurement ;
• retirer son consentement.

16. Contenus ou services externes

Le site intègre certains services externes nécessaires à son fonctionnement :

• Outils de formulaire et de calendrier : Fournis par LeadConnector, ils permettent de recueillir vos demandes et d'organiser les rendez-vous. Ces outils peuvent traiter vos données de contact et de réservation. Politique de confidentialité

17. Communications électroniques

Impact Pilotage SA peut utiliser les coordonnées communiquées pour :

• répondre à une demande ;
• confirmer un rendez-vous ;
• transmettre un rappel ;
• signaler une modification ou une annulation ;
• envoyer un document demandé ;
• assurer le suivi d’un projet ;
• transmettre des informations nécessaires au mandat.

Les communications promotionnelles doivent uniquement être envoyées lorsqu’elles sont autorisées.

La personne peut s’y opposer :

• en utilisant le lien de désinscription lorsqu’il existe ;
• en répondant au message lorsque cela est possible ;
• en écrivant à dr(at)impact-pilotage.ch.

18. Transmission à des destinataires

Les données peuvent être communiquées, dans la mesure nécessaire, à :

• des prestataires techniques ;
• des prestataires d’hébergement ;
• des outils de formulaire ou de rendez-vous ;
• des prestataires de messagerie ;
• Climbee SA pour le support technique ;
• des professionnels soumis à une obligation de confidentialité ;
• des mandataires ou partenaires impliqués dans le projet lorsque la transmission est justifiée ;
• des autorités lorsque la loi l’exige ;
• des conseils juridiques, fiscaux ou comptables lorsque cela est nécessaire.

Impact Pilotage SA ne vend pas les données personnelles.

19. Communication de données à l’étranger

Certains prestataires peuvent traiter ou rendre accessibles des données depuis :

• la Suisse ;
• l’Espace économique européen ;
• les États-Unis ;
• d’autres pays dans lesquels leurs sous-traitants disposent d’une infrastructure.

Lorsque la législation l’exige, Impact Pilotage SA veille à utiliser les garanties ou mécanismes appropriés.

20. Durée de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités concernées, sous réserve des obligations légales.

La durée peut dépendre :

• du type de demande ;
• de l’existence d’une relation commerciale ;
• de la durée du projet ;
• des obligations contractuelles ;
• des obligations comptables ;
• des délais légaux de conservation ;
• de la nécessité de défendre des droits ;
• du retrait d’un consentement ;
• de l’opposition à une communication ;
• des durées techniques propres aux cookies et journaux.

Il est précisé que :

• les demandes sans suite ne doivent pas être conservées indéfiniment ;
• les données contractuelles et comptables sont conservées selon les durées légales applicables ;
• les preuves de consentement ou d’opposition peuvent être conservées lorsque cela est nécessaire ;
• les fichiers non nécessaires doivent être supprimés ou archivés de manière appropriée.

21. Sécurité

Impact Pilotage SA et ses prestataires mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables. Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• contrôle des accès ;
• authentification ;
• limitation des droits ;
• chiffrement des transmissions lorsqu’il est disponible ;
• sauvegardes ;
• mises à jour ;
• surveillance des erreurs ;
• limitation des accès aux dossiers ;
• mesures de protection contre les abus ;
• gestion des incidents ;
• sensibilisation des personnes autorisées.

Malgré ces mesures, aucune transmission ou conservation de données sur internet ne peut être garantie comme totalement sûre.

22. Données concernant des tiers

Lorsqu’un utilisateur transmet des informations concernant un tiers, il doit s’assurer que cette transmission est nécessaire et autorisée.

Cela peut notamment concerner :

• propriétaires ;
• locataires ;
• collaborateurs ;
• architectes ;
• ingénieurs ;
• mandataires ;
• entreprises ;
• partenaires ;
• autres personnes impliquées dans un projet.

Cette règle s’applique notamment aux : plans, devis, contrats, procès-verbaux, tableaux, photographies et documents administratifs.

23. Droits des personnes

Dans les limites de la législation applicable, une personne peut notamment demander :

• si des données la concernant sont traitées ;
• l’accès à ses données ;
• la rectification de données inexactes ;
• l’effacement ou la destruction de certaines données ;
• la limitation de certains traitements ;
• l’opposition à certains traitements ;
• le retrait d’un consentement pour l’avenir ;
• la remise ou la transmission de certaines données lorsque les conditions sont remplies.

Pour exercer ces droits :

Impact Pilotage SA
Rue Saint-Martin 38
1005 Lausanne
Suisse

E-mail : dr(at)impact-pilotage.ch

Une preuve d’identité peut être demandée lorsque cela est nécessaire pour protéger les données contre une divulgation non autorisée.

Plus d'informations sur vos droits : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)

24. Liens vers des sites tiers

Impact Pilotage SA ne contrôle pas :

• le contenu des sites tiers ;
• leur disponibilité ;
• leurs cookies ;
• leur sécurité ;
• leurs traitements de données ;
• leurs conditions d’utilisation.

L'utilisateur est invité à consulter la politique de confidentialité du service concerné.

25. Modification de la politique

Impact Pilotage SA peut modifier la présente politique afin de tenir compte d’évolutions légales, techniques, organisationnelles ou liées aux services utilisés.

La version publiée sur le site est la version applicable.

26. Contact

Impact Pilotage SA
Rue Saint-Martin 38
1005 Lausanne
Suisse

Adresse de contact :
Route de Genève 105 C
1026 Denges
Suisse

Téléphone : +41 79 568 45 61
E-mail : dr(at)impact-pilotage.ch